Cần lưu ý những gì khi sử dụng và bảo quản con dấu trong doanh nghiệp, tổ chức?

Cần lưu ý những gì khi sử dụng và bảo quản con dấu trong doanh nghiệp, tổ chức?

Ngày nay việc sử dụng con dấu là việc rất quen thuộc trong công việc hàng ngày của mỗi cá nhân. Thế nhưng mặc dù quen thuộc là thế nhưng không phải ai cũng nắm rõ được cách sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Chính vì thế bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng và bảo quản con dấu.

Lưu ý những gì khi sử dụng con dấu?

Con dấu không được sử dụng tùy tiện, bởi khi sử dụng con dấu cũng cần phải tuân theo những quy định của pháp luật. Vậy đó là những quy định gì? Và cần lưu ý những gì khi sử dụng con dấu?

Cần lưu ý những gì khi sử dụng và bảo quản con dấu trong doanh nghiệp, tổ chức?

– Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu. Nếu trong trường hợp nhất thiết phải có thêm một con dau cong ty có cùng nội dung giống như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền thành lập bằng văn bản và phải có kỹ hiệu riêng biệt để có thể phân biệt với con dấu thứ nhất của công ty.

– Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu visa có dán ảnh thì phải được khắc dấu dập nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp csp thẩm quyền được sự cho phép và nội dung khác dấu phải giống như dấu ướt mà tổ chức, cơ quan đó được phép sử dụng.

– Nếu trong trường hợp bị mất con dấu thì đơn vị tổ chức, doanh nghiệp phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã thực hiện cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Ngoài ra đồng thời phải thông bào hủy bỏ con dấu đã bị mất.

– Con dấu bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hoặc tên tổ chức thì cần phải làm thủ tục làm lại con dấu mới và phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan đăng ký mẫu dấu.

– Khi tổ chức, đơn vị sử dụng con dấu chia tách, giải thể, sáp nhập, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan tổ chức đó phải thực hiện thu hổi dấu và nộp lại cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

– Màu mực in dấu thống nhất là sử dụng màu đỏ.

Trên đây là những quy định cần lưu ý được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước và cá nhân. Ngoài ra việc quản lý và đóng dấu cũng phải tuân theo những quy định của pháp luật ban hành.

Bảo quản và quản lý con dấu cần lưu ý những gì?

Hiện nay, ở các doanh nghiệp, tổ chức thì thủ trường đơn vị hoặc giám đốc công ty là người có trách nhiệm giữ và bảo quản con dấu theo như quy định của pháp luật. Nhưng bên cạnh đó một số doanh nghiệp thì con dấu còn có thể được giao cho nhân viên văn thư bảo quản.

Cần lưu ý những gì khi sử dụng và bảo quản con dấu trong doanh nghiệp, tổ chức?

Với con dấu của doanh nghiệp, tổ chức thì được đóng trực tiếp tại đơn vị, công ty. Người thực hiện đóng dấu cần phải lưu ý những vẫn đề như:

  • Không được giao con dấu cho người khác khi chưa có sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, tổ chức.
  • Chỉ được phép đóng dấu vào những văn bản và giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
  • Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp và tổ chức.
  • Không được phép đóng dấu khống chỉ.

Ngoài ra khi thực hiện đóng dấu cần phải tuân theo những chuẩn mực như:

– Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng đúng mực dấu quy định

– Khi thực hiện đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Khi đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành thì phải được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu sẽ được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

►Xem thêm:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *