Việc sử dụng hóa đơn điện tử những năm trở lại đây đã trở nên phổ biến, đặc biệt trong bối cảnh bùng nổ công nghệ số như hiện nay, việc thay thế hóa đơn truyền thống, thay đổi cách thức làm việc là một trong những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển. Nếu như vài năm trước, các doanh nghiệp còn rất bỡ ngỡ và băn khoăn chưa biết hóa đơn điện tử là gì thì từ năm 2018 trở về đây, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được sử dụng rộng rãi trong khắp các doanh nghiệp. Hãy cùng gói gọn các quy định về hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả 3 bên: người bán; người mua và cơ quan quản lý trong đó có CQT. Cụ thể, sử dụng hóa đơn điện tử giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn.
Hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử được hướng dẫn trong Thông tư 32/2011, Thông tư 39/2014, Thông tư 68/2019, Nghị định 119/2018…
Trong đó định nghĩa: hóa đơn điện tử chính là thông tin về hàng hóa và dịch vụ được tạo lập, gửi nhận, truyền dẫn và lưu trữ trên các thiết bị điện tử. hóa đơn điện tử là chứng từ kế hoạch và quy định lưu trữ tối thiểu 10 năm theo luật kế toán.
Hóa đơn điện tử cũng có đầy đủ các thông tin như hóa đơn giấy thông thường. Hóa đơn điện tử được lập thông qua phần mềm tạo hóa đơn điện tử hoặc các trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn.
Các quy định về xử lý hóa đơn đã lập bao gồm: hủy, điều chỉnh cũng được quy định tương tự hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, có một quy định riêng đối với hóa đơn điện tử đó là việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm lưu trữ chứng từ kế toán (không bắt buộc) hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường. Theo đó, mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi một lần và người thực hiện chuyển đổi chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc chuyển đổi.
Về thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, theo quy định tại Thông tư 68/2019 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020. Tuy nhiên, việc thực hiện nghị quyết 01 của chính phủ đã giúp cho số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn tăng lên đáng kể. Thêm vào đó, Cục Thuế thành phố Hà Nội mới ra công văn chỉ đạo, yêu cầu các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội sớm hoàn thành việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 30/09/2020. Bởi Hà Nội là một trong những thành phố lớn, các doanh nghiệp hầu hết cũng đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, do vậy, việc chuyển đổi là vô cùng cần thiết.
Những trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử có mã xác thực
Hiện tại, các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011, Thông tư 39/2014 và các văn bản pháp luật hướng dẫn về hóa đơn. Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 sẽ được thực hiện khi cơ quan thuế có yêu cầu.
Tóm lại, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu, là một trong những điều kiện giúp cho các doanh nghiệp phát triển, giúp cho cơ quan thuế giảm tải công việc và quản lý thuế được tốt hơn. Do vậy, các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc, tìm hiểu các quy định về hóa đơn điện tử và các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn để có thể áp dụng triển khai được tốt nhất.